Telefonie voor Zakelijk Gebruik

Bereikbaarheid is één van de voornaamste aspecten van een bedrijf. Je moet bereikbaar zijn voor nieuwe klanten, maar ook service verlenen aan reeds bestaande klanten. De keuzes betreffende zakelijke telefonie zijn nog nooit zo uitgebreid geweest, het is daarom van groot belang de juiste keuzes te maken voor jouw onderneming.

Een vast of mobiel nummer?

Nog niet zo lang geleden werd een organisatie met alleen een mobiel nummer niet echt serieus genomen, of sterker nog, niet vertrouwd. Eenmanszaken en kleine ondernemingen wilden graag profiteren van de bereikbaarheid van mobiel, maar kozen toch vaak voor een vast nummer. Soms was dit het privé nummer, of een nieuw nummer met alleen een voice-mail of doorschakeling naar mobiel. Het stigma van mobiel is grotendeels verdwenen, maar er kunnen andere overwegingen zijn om gebruik te maken van een zakelijk nummer.

Wie betaalt de kosten?

Bij een zakelijk nummer zijn er verschillende mogelijkheden waarbij de keuze voor de betalende partij een belangrijke overweging is. Wil je zelf alle kosten voor het belverkeer op je nemen, verleg je de kosten naar de beller, of kies je voor een combinatie?

Bij een 0800 nummer zijn er geen kosten voor de beller, ook niet met het gebruik van een mobiele telefoon. De kosten voor de ontvanger kunnen zo hoog oplopen. Er bestaat wel de mogelijkheid om mobiele nummers te blokkeren maar daarmee wordt de bereikbaarheid lager. 0800 nummers worden doorgaans gebruikt voor helpdesk diensten, maar de lage drempel voor de beller kan leiden tot ongewenste telefoontjes en hoge kosten voor de dienstverlener. De 0800 nummers zijn alleen bereikbaar vanuit nummers in Nederland.

zakelijke telefoonnummers aanvragenBij een 088 nummer worden altijd lokale belkosten gerekend. Een 088 nummer kan ook vanuit het buitenland gebeld worden wat voor internationaal belverkeer van groot belang is. Een 088 nummer moet per nummerreeks gereserveerd worden, in aantallen van 100, 1000 of 10.000 stuks. Daarmee worden 088 nummers vaak gebruikt door bedrijven met meer filialen of veel personeel. Je betaalt een vast bedrag voor de nummerreeks en vervolgens voor elk nummer dat ook daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Een 088 nummer kent veel mogelijkheden voor doorschakeling naar vaste en mobiele nummers, waarmee een inkomend gesprek direct omgeleid kan worden naar de juiste persoon. Voor de beller is dit geheel transparant.

Een 085 nummer is in grote lijnen gelijk aan een 088 nummer met het verschil dat deze nummers per stuk kunnen worden aangevraagd. Daarmee kan dit een interessante oplossing zijn voor zelfstandige ondernemers die niet een mobiel nummer of regionaal nummer willen delen met hun klanten.

Bij een 0900 nummer worden kosten in rekening gebracht waarbij de dienstverlener mag bepalen welk tarief, binnen vastgestelde grenzen. Een 0900 nummer kan alleen vanuit Nederland worden gebeld. Het flexibele tarief geeft vrijheid om een passende vergoeding te kiezen. Veel non-profit organisaties gebruiken een 0900 nummer met een laag tarief om de drempel voor ongewenst belverkeer te verhogen. Een 0900 nummer wordt vaak gekoppeld aan een internationaal bereikbaar nummer. Voor spelletjes en erotiek zijn speciale nummerreeksen met een 0909 en 0906 voorvoegsel ingesteld.

Telefooncentrale

Bij grotere organisaties is een telefooncentrale haast onvermijdelijk. Bij 088 nummers zijn er standaard al veel functies om door te schakelen beschikbaar, naar vast en mobiel, nationaal en internationaal. Maar een telefooncentrale biedt ook aanvullende functies, zeker in combinatie met VoIP.

Voice over IP

Een Voice over IP dienst is telefonie via internet. Dit kan een geheel digitale dienst zijn maar je kunt ook kiezen voor een telefooncentrale waarbij traditionele toestellen worden gebruikt. Belverkeer via internet kan leiden tot sterk gereduceerde kosten, met name als er veel internationaal belverkeer plaatsvindt. Voor de beller of ontvanger kan dit geheel transparant zijn, bij een goede verbinding is het verschil nauwelijks hoorbaar. Een eenvoudig voorbeeld van VoIP is Skype. De beller hoeft overigens niet in het bezit te zijn van een VoIP verbinding om te bellen naar een VoIP nummer. De ontvanger moet dan wel zorgen voor een regulier bereikbaar nummer dat wordt gekoppeld aan de VoIP dienst.

VoIP centrale

Als VoIP wordt gekoppeld met een telefooncentrale zijn er nog veel meer mogelijkheden. Omdat VoIP een digitale dienst is die via software wordt aangestuurd is het heel eenvoudig om andere diensten te koppelen met spraak. Naast voor de hand liggende diensten als beeld kun je ook denken aan het oproepen van een database, een belhistorie of uitgebreide statistieken. Zo’n digitale VoIP dienst wordt ook wel een VoIP Centrale MKB genoemd.

Een bijkomend voordeel van een VoIP systeem is het dataverkeer. Bij een spraakverbinding is er altijd sprake van een verbinding naar twee kanten, ook als de mkb telefooncentralebeller in de wacht wordt gezet. Bij VoIP verbruiken alleen de actieve verbindingen data. Als een beller in de wacht wordt gezet zal deze geen data verbruiken, wat zeker bij doorschakelen en meerdere gesprekspartners kosten kan besparen.

Bij het kiezen van de juiste oplossing zijn er een aantal aandachtspunten waar je rekening mee dient te houden.

Wat is de omvang van het bedrijf?

Bij een eenmanszaak met één lijn is de keuze eenvoudiger. Bij een organisatie die wellicht zal groeien in filialen en personeelsleden kan een 088 nummerreeks een geschikte keuze zijn.

Waar bevinden de klanten en personeelsleden zich?

Als de inkomende gesprekken regelmatig of vaak internationaal van aard zijn is het verstandig om een VoIP oplossing te kiezen. Bij internationaal belverkeer moet je ook onthouden dat 0800 en 0900 nummers alleen geschikt zijn voor nationaal belverkeer. En zijn de personeelsleden flexibel in locatie? Bij een gedegen doorschakel systeem kan een personeelslid via hetzelfde nummer bereikbaar zijn in elk filiaal en ook op de baan via mobiel.

Hoe wordt informatie verwerkt?

Bij een helpdesk is het van belang gegevens te noteren, en indien gewenst een archief bij te houden van de klanten. Daarmee kun je sneller en effectiever de klanten te woord staan wat leidt tot een efficiëntere afhandeling en een grotere klanttevredenheid.

Tot slot

De afgelopen jaren zijn er veel mogelijkheden bijgekomen om telefoonverkeer op efficiënte en professionele wijze te regelen. Van specifieke zakennummers tot telefooncentrales off-site en de integratie van VoIP diensten, er is geen excuus om niet goed bereikbaar te zijn. Check: http://www.babbl.nl | zakelijk 088 nummer aanvragen